Meetingek, feladatok, ügyintézés, háztartás, család, sport – néha egy napba sűrítve képtelenségnek tűnik mindent teljesíteni. De a megfelelő időmenedzsment tanulható Erdélyi Boróka hatékonyságszakértő szerint. Interjú.

Mindannyian ismerjük azt az érzést, amikor egy jól megtervezettnek hitt nap végén kipurcanva rogyunk le, miközben a kipipálandó listánkon alig húztunk át néhány tételt. És amit lehúztunk, valahogy azzal se vagyunk elégedettek. Én legalábbis ismerem. Szerencsére azt is ismerem, amikor hosszabb az a lista, mégis mindegyik pont mellé kerül egy pipa és marad energiám arra is, hogy élvezzem az életet. Remélem, ezzel sem vagyok egyedül.

De a két véglet között folyamatos a hullámzás, amin nagyon nehéz fogást találni. Velem van a baj? A feladatokkal? Hogy lehet mindig jól csinálni és nem csak sodródni az árral? Hogyan lehet jól beosztani az időnket, kialakítani a jó szokásokat? Mindent el lehet sajátítani, csak céltudatosan kell hozzáfogni és rengeteg tényezőt kell figyelembe venni. Ebben a faktorrengetegben segíthet eligazodni egy időgazdálkodás- és hatékonyságszakértő tréner.

Forbes.hu: Te már tökéletesen gazdálkodsz az időddel?

Erdélyi Boróka: Mindig az aktuális helyzetből érdemes a lehető legtöbbet kihozni, de az aktuális helyzet mindig változik.  Egy új munkahely, egy új projekt, gyerekszületés, betegség, egy költözés vagy bármi más már önmagában meg tudja annyira keverni a lapokat, hogy újra kell optimalizálni az egész rendszert.

Nem beszélve arról, hogy én magam hogy vagyok a világban. Lehet éppen olyan időszakom, amikor kevésbé vagyok a topon, és ez nyilván kihatással van arra, hogy milyen az időmenedzsmentem. Nem hiszem, hogy lehet tökéletesen csinálni, viszont fontos, hogy folyamatosan résen legyünk, rugalmasak tudjunk lenni, és merjünk változtatni, ha szükséges.

Ha a te rendszeredben borul meg valami, akkor hogyan kezeled?

Lehetőségnek tekintem a saját botladozásaimat, amiből rengeteg hasznot húzok szakemberként. Ilyenkor nagyítóval nézem, hogy na, nálam miért romlott el, mi történt, milyen módszerek vannak a megoldására. Ilyen értelemben kihívásként tekintek ezekre az időszakokra.

De magánemberként természetesen engem is frusztrál az, ha pont arra nem tudok időt szánni, aki nekem fontos.

Kik fordulnak hozzád, milyen élethelyzetekkel, problémákkal?

Nem lehet beletuszkolni egy skatulyába a hozzám fordulókat. Van pályakezdő szabadúszó, tapasztalt vállalkozó, cégvezető, alkalmazott, anyuka, nagymama, egyetemista. Volt olyan hetem, amikor olyan édesanyák csoportjával kezdtem, akik sérült gyerekeket nevelnek, majd a hétvégén nagyvállalati környezetben tartottam tréninget.

De tudod, mi az érdekes? Hogy tulajdonképpen mindenhol ugyanazt mondom el. Nyilván mások a példák, a feladatok, az eszközök, de végső soron ugyanaz a cél.

Hogyan kell nekiállni egy ilyen feladatnak? Meg kell határoznom a konkrét célt?

Nagyon fontos annak megfogalmazása, hogy miért szeretnél változtatni. Egy kisgyerekes anyukánál lehet, hogy „csak” az a cél, hogy este ne sírva feküdjön le – mert van az az élethelyzet, amikor lefekvéskor négykézláb vonszolod el magad az ágyig.

Az anyukák csoportos tréningjénél, akik sérült gyerekeket nevelnek, az volt a közös célkitűzés, hogy kicsit könnyebben lélegezzenek. Lehet, hogy egy adott projekt idejére akarsz jobban fókuszálni, vagy új vállalkozás indításához kell egy új rendszer. Mivel meghatározott időre szól a közös szerződésünk, körülhatárolt célokat lehet megfogalmazni, amiket később lehet finomítani, pontosítani.

Erdélyi Boróka időgazdálkodás- és hatékonyságszakértő tréner, mérnök és business coach

Erdélyi Boróka először tizenévesen, egy karácsony estén vett a kezébe egy időgazdálkodásról szóló könyvet. A téma azonnal magával ragadta, az így szerzett tudást kemény teljesítményt követelő középiskolájában már hasznosítani tudta.

A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetemen és az Óbudai Egyetemen villamosmérnökként, valamint gazdálkodási mérnökként végzett, a Debreceni Egyetemen üzleti és mérnök coachingot tanult, szakmérnöki diplomát szerzett.

Bár informatikai és banki területen kezdett meg tanácsadói pályafutását, néhány év után a hatékonyság, időgazdálkodás, munka- és folyamatszervezés témákra specializálódott.

A klasszikus tanácsadás mellett tréningeket, előadásokat, konzultációkat tart, valamint egyéni és csoportos coaching folyamatok keretében dolgozik azon, hogy ügyfelei megtalálják a személyes és szervezeti hatékonyság, az optimális munkaszervezés és a munka-magánélet egyensúlyát.

A Libertine kiadónál nemrég jelent meg Élet cél idő – célorientált időgazdálkodás a mindennapokban című könyve, mellyel közérthetően, kedvesen és hatékonyan igyekszik megtanítani az időmenedzsment trükkjeit.

 

Mennyi időről beszélünk?

Három-öt alkalomról, nagyjából kéthetente. Ennyi idő elég ahhoz, hogy feltérképezzük a főbb elakadásokat, kitűzzük a célokat, átbeszéljük az lehetőségeket, akadályokat, és közösen kigondoljunk néhány kipróbálandó módszert. Ezután önálló munka következik, elvégre végső soron az ügyfélnek kell működtetnie a rendszert. Ebben segítem, ha igényli. Gyakori az is, hogy visszatérnek egy bizonyos idő elteltével átbeszélni, mi működik, mi nem, és kicsit finomítjuk a rendszert.

Akkor az az elmélet, miszerint 21 nap alatt rögzülnek a szokások, nem igaz?

Ez eleve egy tévhit, belemagyarázás. Sok ilyen szám van az interneten, lehet találni 18-at, 21-et, 66-ot, 254-et, de én nem hiszek ezekben. Van olyan szokás, amit holnap beépíthetsz a napjaidba és életed végéig veled marad és olyan is, amivel évekig próbálsz megküzdeni és a legnagyobb következetesség mellett sem válik szokássá.

Mitől függ?

Sok tényezőtől: személyiségtől, élethelyzettől, a szokás jellegétől, a hozzá társított gondolatainktól és érzéseinktől, az időzítéstől. Függhet élethelyzettől is, mert lehet, hogy egy adott szituációban eldobod a jó szokásodat. De előfordul sokszor az ellenkezője is: amikor valaki évtizedekig dohányzik, aztán kap egy ijesztő diagnózist és azonnal, egy életre le tudja tenni a cigarettát.

Az akaraterő mellett fontos kérdés az is, mennyire készülsz fel egy szokás megváltoztatására. Megteremted a körülményeit? Hiába mondod, hogy sokat akarsz olvasni, ha soha nincs nálad könyv. Ha el akarsz kezdeni sportolni, legyen egy terved.

Ezért sem fogadalmakat teszünk, hanem célokat határozunk meg. Alapvető különbség, hogy a cél esetében megteremtjük a megvalósítás lehetőségét. Megtervezem az utat. Feltérképezem a buktatókat, akadályokat. Megnézem, mivel tudom kipárnázni az utat, honnan számíthatok segítségre belülről és kívülről.

A szokások megváltoztatása energiába kerül. A nemet mondás is, és az is, hogy elinduljak sportolni. Minden egyes lépés energia, ami a sikerig vezet.

James Clear, az Atomi szokások című könyv szerzője szerint éppen ezért egészen apró szokásokból kell kiindulni. Ha elhatározod, hogy mostantól sportolsz minden nap, akkor elég, ha először csak három percig futsz. Elkezdeni a legnehezebb.

Hogyan lehet azonosítani tipikus hibákat? Honnan tudjam, hogy szisztematikusan rontom el, futok az időm után, vagy az adott élethelyzetet csak így lehet megoldani?

Nagyon alapos megfigyeléssel kezdődik a munka. Ez lehet egy időnapló, amikor aprólékosan (pl. negyedórás bontásban) lejegyzeteljük, mire mennyi időt áldoztunk, mivel töltöttük a napot, vagy megfigyelhetünk tendenciákat.

A rossz időmenedzsment sok dolgot jelenthet, ez egy elég tág spektrumon mozgó problémakör. Lehet, hogy a feladatmenedzsment-rendszert kell megújítani. Lehet, hogy az illető munkanapja nem illeszkedik a biológiai ritmusába, vagy eleve rossz helyen vannak a prioritásai, esetleg át se gondolta őket. Vagy van egy gyermekkori traumája, ami miatt perfekcionistává vált. Ilyen esetben minél előbb fel kell ismerni és továbbküldeni őt a megfelelő szakemberhez.

Azt is szoktam javasolni, hogy hetente álljunk meg visszatekinteni és fogalmazzunk meg egyetlen dolgot, amit ha jobban csináltunk volna, jobb lett volna a hét. Arra az egyre keressünk egy megoldási lehetőséget, amit a következő héten kipróbálunk. Ha az nem segít, új módszert kell kipróbálni.

Egy vélt problémába vagy megoldásba így nem kell túl sok energiát belefektetni, de ha belegondolsz, így egy év 52 lehetőséget ad arra, hogy jobb legyél.

Persze, ez lassú tempónak tűnhet, de így a valódi problémákra találhatsz rá és biztosíthatod, hogy tartós legyen a változás.

Azt is érdemes megnézni, mi az, ami jól ment. Írj össze három ilyen dolgot és három olyat, ami nem. Mindenki esetében van egy csomó dolog, amit jól csinál, azokat ki kell hangosítani.

Érdemes kiismerni a saját bioritmusunkat is. Olyan sokszor halljuk azt, hogy felkelés után másfél órával vagyunk a legaktívabbak, pedig ez csak egy átlag, mindenki megél hullámzást. Nemcsak napi, hanem heti szinten is. Nekem például a szerda délutánjaim a mélypontok, ott kár erőltetni a munkát, elfogy a hétkezdő lendületem. Ezzel kalkulálok.

Nők esetében a ciklus változása is befolyásolja a teljesítményt.

Valóban, ezt a munkám során is tapasztalom. Harriet Powel The Menopause Monologues 2 című könyvében esik szó például egy dél-amerikai textilművészről, Karen T-ről, aki úgy alakította a saját művészetét, hogy a ciklusa azon szakaszában, amikor áradó energiái voltak, élénk volt, akkor alkotott. A hónap másik felében, a nyugodtabb időszakban pedig letisztázta az alkotást. Erre a ciklikusságra építette a munkáját, olyannyira, hogy amikor beköszöntött a változókor, nagy bajba került: újra kellett terveznie a teljes alkotói folyamatot.

Van olyan szokás, amit holnap beépíthetsz a napjaidba és életed végéig veled marad és olyan is, amivel évekig próbálsz megküzdeni és a legnagyobb következetesség mellett sem válik szokássá. Fotó: Sebestyén László

Viszont az sem jó, ha mindent nagyon kézben akarunk tartani. Sokan túlzásba esnek.

Az utóbbi 1-2 évben egyre többen fordulnak hozzám olyanok, akiknek éppen az a problémájuk, hogy túlságosan kézben akarnak tartani mindent, túlszervezettek – náluk a rugalmasságot, a lazább megközelítés módjait kell megtalálnunk és kialakítanunk.

Hol van a határ aközött, hogy valaki jól osztja be az idejét és aközött, hogy túl keményen tartja a kereteket és túlkontrollál?

Ökölszabálynak erre azt szoktam mondani, hogy 80 százaléknál túl nem érdemes jobban megtervezni az időnket. Húsz százalék a rugalmassághoz kell, ide férnek be a csúszások, a belső kipárnázottság.

Ez azt jelenti, hogy a 8 órás munkanapodból 6,5 óra lesz, ettől pedig megrettennek az emberek. Pedig ha belegondolsz, valójában ez általában megtörténik. Csak nem mindegy, hogy te döntöd el, hogy így legyen és proaktívan tervezel, vagy csak reagálsz mindenre.

Az időmenedzsmentben sokszor nem is konkrét percekről beszélünk, hanem megélésekről. Lehet, hogy valakinek teljesen be volt táblázva a napja, mégis teljesen élhetőnek, lélegezhetőnek érezte, mert okosan volt megtervezve. Másnak meg szellős napja volt, és mégis úgy esik haza a végén, mint akit megrágott a kutya. Mert a rendelkezésre álló időben állandóan megszakították, folyamatosan nyomasztották a teendők, apró pluszfeladatok estek be és úgy érezte, semmivel sem haladt, reaktívan működött végig.

Az optimális egyensúly a cél. Hogy meg is történjenek a dolgok, de közben ne őröljön fel teljesen a menetrend. Ezért kell a levegővétel, a szünetek beiktatása, ezek is hatékonyságnövelő eszközök.

Tele van a közösségi média életvezetési „szabályokkal”, követendő top három tanácsokkal. Mire figyeljünk? 

Általában ezekkel a nagy megmondásokkal érdemes vigyázni, ez a kérdés nagyon személyre szabott. Ötletadóknak jók, ki lehet próbálni ezt-azt, de ha nem működnek, fontos észben tartani, hogy nem vagyunk menthetetlenek. Csak a módszer vagy a szemlélet nem működik.

Mindenki meg tudja tanulni kezelni az idejét, csak meg kell találni a megfelelő módszert.

The post Egy 8 órás munkanap valójában 6,5 – és ettől megijednek az emberek appeared first on Forbes.hu.